Quelle est la différence entre une carte d’achat et une carte bancaire ?
Il faut faire la différence entre la carte et son réseau. Une carte n’a pas, en tant que telle, d’utilité ; c’est la possibilité de l’utiliser chez un commerçant qui est importante. La carte d’achat est une carte bancaire, dans le sens où elle utilisable sur le réseau carte bancaire. Mais son fonctionnement présente quelques particularités notoires :
- c’est une carte qui fonctionne sur un cercle fermé de fournisseurs ;
- c’est une carte à autorisation systématique. A chaque utilisation, deux éléments sont contrôlés : est-ce que le commerçant fait partie du cercle fermé de fournisseurs de la carte, et y a-t-il le budget pour commander ?
- enfin, dès lors que le fournisseur s’équipe d’un matériel un peu plus sophistiqué qu’un terminal de paiement électronique, des informations supplémentaires (notamment les références de la commande) apparaissent sur le relevé.

L’exécution des marchés par carte d’achat concerne-t-elle tous les marchés ?
Oui. Toutefois, le décret « carte d’achat » du 26 octobre 2004 ne vise que les marchés de travaux qui s’apparentent à des marchés de services. Ce sont typiquement ceux destinés à l’entretien des bâtiments, comme par exemple un marché à bons de commande pour enlever des tags.

N’importe quelle collectivité peut-elle mettre en place la carte d’achat ?
A court terme et pour des questions économiques, ce sont les grandes collectivités et leurs établissements publics qui sont prioritairement concernés.

A partir de combien d’achats et de quel montant annuel est-il intéressant d’utiliser la carte d’achat ?
L’utilisation d’une carte d’achat nécessite la réforme des processus, la formation des utilisateurs, etc. Tout cela prend du temps. Il faut donc rechercher les gros volumes de commande, les achats simples et récurrents afin d’étaler ces charges internes sur de nombreuses commandes. Je parlerai de nombre de transactions plutôt que d’un montant des achats.

Quel est le coût de mise en place d’une carte d’achat ?
Les opérateurs de carte d’achat se rémunèrent, évidemment, et les prix sont fixés dans le bordereau de prix du marché d’émission de carte d’achat. Les collectivités locales doivent donc consulter pour faire jouer la concurrence. Naturellement, plus la collectivité génère de chiffre d’affaires pour l’opérateur, meilleurs sont les tarifs. Le coût d’équipement d’un porteur est estimé à environ 50 à 70€ par an. A cela s’ajoutent des services informatiques pour améliorer la gestion du parc de cartes.

L’assemblée délibérante doit-elle autoriser la mise en place de la carte d’achat ?
La décision de mettre en place un programme de carte d’achat revient à l’ordonnateur, puisque la carte d’achat est d’abord un outil de gestion. Toutefois, il apparaît souhaitable que cette décision fasse l’objet d’une présentation à l’assemblée locale.

Pourriez-vous résumer très brièvement le fonctionnement d'une carte d'achat ?
La carte d’achat permet aux agents des collectivités et des établissements publics locaux de passer directement des commandes de fournitures et de services de petit montant, auprès de fournisseurs agréés selon des modes opératoires préalablement convenus. L’ordonnateur délègue un droit de commande à des porteurs de carte désignés, au moyen d’une carte émise par un opérateur bancaire.

Quelle est la définition des achats de faible montant ? Existe-t-il un seuil ?
Les achats concernés par la carte d’achat sont ceux pour lesquels la délégation est jugée utile à l’activité professionnelle de l’agent et où elle est source d’efficacité. Ce sont donc des achats généralement de petit montant, non stratégiques ou à faible enjeu (par exemple les fournitures de bureau, les réservations de voyage, divers produits d’entretien ou de réparation). Ces produits ne contribuent pas directement à la mission de la collectivité mais sont essentiels pour le maintien de son activité. Sur le seuil, je me suis toujours refusé à ce qu’il soit fixé. Il est impossible de dire à l’avance ce qu’il est intéressant de déléguer et ce qui ne l’est pas. On peut concevoir de déléguer le droit de commander une boîte de CD-ROM ou une cartouche d’imprimante, plus difficilement un ordinateur portable.

Existe-t-il des contrats types de fonctionnement des comptes techniques proposés par les émetteurs ?
Plutôt que de parler de contrats types pour les comptes techniques, parlons de contrats types pour les marchés d'émission de carte d'achat. La direction générale de la Comptabilité publique a effectivement des modèles à vous proposer, que vous pouvez demander à votre comptable.

La carte est-elle nominative ? Plusieurs personnes d’un même service peuvent-elles s’en servir ?
Chaque porteur dispose d’une carte d’achat à son nom, comportant un numéro de carte et une date d’expiration. Chaque carte est donc personnelle. Il peut y avoir autant de cartes et de porteurs que cela est jugé utile.

L'utilisation de la carte achat se traduira-t-elle de manière logique par la suppression du bon de commande en tant que pièce justificative à transmettre au comptable ?
Il n'y a pas de raison de transmettre le bon de commande au comptable dès lors qu'il ne participe pas au calcul de la liquidation. C'est donc souvent le marché exécuté par carte d'achat qui impose la transmission du bon de commande. Exemple : le prix est différent pour une commande de crayons par boîtes de dix et par boîtes de cent.

Les règles de la comptabilité publique imposent de tenir une comptabilité d'engagement : comment celles-ci peuvent-elles être gérées dans le système de carte d'achat ?
Chaque carte porte un plafond maximum de dépense périodique. Vous engagez de manière globale et préalable ce montant dans votre comptabilité d'engagement. Ainsi l'engagement comptable précède bien l'engagement juridique par carte.

Quel investissement doit consentir un fournisseur pour que la collectivité puisse acheter chez lui par la biais d'une carte d'achat ?
Tout dépend du fournisseur. Pour un petit commerçant qui accepte déjà la carte bancaire, il n'a pas d'investissement à faire. La carte d'achat de votre collectivité peut fonctionner sur son terminal. Chez des grands fournisseurs, il faut mettre en place des systèmes plus complexes et ils doivent faire appel à des informaticiens.

D'après les premières réponses et l'obligation de contractualiser la procédure avec le fournisseur, il n'est pas possible d'appliquer le principe de la carte d'achat aux régies d'avances. La procédure classique du bon de commande (hors marché formalisé) étant de plus en plus refusée par certains fournisseurs (type grande surface du bricolage) est-il envisagé d'étendre la carte d'achat à ce type d'opérations qui intéresse plus particulièrement les collectivités de taille moyenne ?
Il n'y a pas de contradiction entre carte d'achat et régies d'avances. Il faut simplement que le type de dépenses soit prévu par l'acte constituant la régie.
D'une manière générale, la carte d'achat peut être utilisée pour tout marché, c'est-à-dire toute dépense publique, à l'exception des marchés de travaux.

Quelles raisons ont les fournisseurs, mise à part la réduction des délais de paiement, de s'équiper de terminaux susceptibles de recevoir des paiements par carte d'achat ?
Les fournisseurs , outre la réduction des délais de paiement, trouvent d'autres avantages :
- une parfaite régularité dans leurs paiements (pas de relances) ;
- une comptabilisation et une facturation plus faciles.

Si les fournisseurs concernés ne sont que des PME et ne s'équipent que de terminaux de paiement, ils ne pourront pas produire de facture dématérialisée : quel circuit pouvons-nous imaginer pour le suivi des factures ? Ne risquons-nous pas de voir des factures arriver tardivement et ainsi amputer sur le délai de mandatement chez l'ordonnateur (notamment en cas de retour du fait de la contestation du service fait) ?
Une PME peut parfaitement mettre en place un système permettant de transmettre des factures électroniques. Avec la carte d'achat, ce ne sont plus les factures qui doivent être mandatées, mais les relevés d'opération de carte d'achat. Enfin, mettre en place une carte d'achat nécessite, pour la collectivité, de bien étudier ses processus de traitement des factures. Dans l'expérimentation, nous n'avons pas constaté de problème particulier dans ce registre-là.

Le référencement d'un fournisseur ne fait-il pas obstacle au principe du libre accès à la dépense publique en rendant l'acheteur captif ?
Le fait de demander tout service associé à l’objet principal d’un marché peut potentiellement restreindre la concurrence. L’acheteur doit donc faire en sorte que sa demande soit justifiée. Concernant la liberté d’accès à la commande publique, il n’y a pas de difficultés particulières dès lors que les systèmes de carte d’achat sont inter-opérables, voire interbancaires.

Pour les commerçants qui possèdent déjà un terminal "traditionnel", cela ne coûte donc rien d'accepter les paiements par carte d'achat ?
Effectivement, cela ne coûte rien.

Peut-on utiliser la carte d'achat pour des services tels qu'un abonnement à un opérateur de téléphonie ?
Réglementairement, oui. Pour autant, il faut vérifier l'intérêt de la chose, ainsi que sa faisabilité avec l'opérateur concerné.

Qui peut fournir les cartes d'achats ?
En théorie, toutes les banques et tous les établissements financiers habilités par le code monétaire et financier sont autorisés à délivrer des cartes d’achat. De fait, il y a aujourd’hui quatre ou cinq opérateurs capables de répondre à des consultations pour un marché d’émission de carte d’achat. A terme, ils devraient être sept ou huit.

Le coût de revient de l'utilisation de cartes d'achat dans une collectivité est-elle aussi fonction du nombres de fournisseurs partenaires ? Autrement dit, est-ce rentable dans le cas d'une multitude de petits fournisseurs ?
La carte d'achat est particulièrement recommandée pour des achats simples et récurrents. Elle n'est pas destinée à la menue dépense effectuée auprès de fournisseurs nombreux et occasionnels.

Les différents systèmes proposés par les banques sont-ils inter-opérables?
Les systèmes sont et seront de plus en plus inter-opérables. Les terminaux de paiement électronique le sont déjà. Et pour les systèmes qui gèrent des factures électroniques, deux sociétés proposent des solutions acceptant toutes les cartes.

Pouvez-vous citer les noms des principaux opérateurs de cartes d'achat actuellement sur le marché ? Tous les établissements bancaires en sont-ils ?
Je ne les citerai pas ici. Mais demandez donc conseil à votre comptable...

Il faut ainsi mettre en concurrence les établissements financiers et les fournisseurs ?
Les établissements financiers doivent bien entendu être mis en concurrence. Pour les fournisseurs, c'est la mise en concurrence habituelle qui doit prévoir l'exécution du marché par carte d'achat.

Le décret d'octobre sur les cartes d'achat, concerne-t-il les achats faits dans le cadre de la procédure adaptée, c'est-à-dire, pour des montants cumulés inférieurs à 90.000 euros ?
Oui.

Pour l'achat de fournitures de bureaux, par exemple, peut-on mettre en concurrence seulement les fournisseurs locaux ou peut on payer par correspondance ou par Internet comme on le fait avec une carte bleue ?
L'avantage de la carte d'achat est qu'on n'est pas lié au mode de commande. On peut l'utiliser aussi bien en proximité, avec des fournisseurs locaux, que par correspondance.

Doit-on payer une fois pour toutes la carte, ou bien des cotisations ou commissions sont-elles régulièrement demandées par l’établissement financier à chaque utilisation ou pour la gestion du programme ?
Les standards sont un prix par carte et par an, ainsi qu’un prix pour chaque transaction réalisée par carte. L’opérateur facture sa prestation par mois ou par trimestre. Il y a quelquefois des frais pour modifier les paramètres des cartes ou pour les oppositions, mais ces événements assez exceptionnels ne sont pas prépondérants dans la facture.

Combien faut-il prévoir de cartes pour équiper tous les services d’une mairie ?
Une collectivité locale qui utiliserait une carte d’achat pour tous ses achats de petit montant aurait besoin d’une carte pour 15 à 20 agents. Si on prend l’hypothèse de deux agents pour 100 habitants, un programme de 10 à 15 cartes est alors à envisager dans une ville de 10.000 habitants.

Pour l’achat à distance, en cas de problème, que peut faire la collectivité ?
Dans le cadre d’une vente à distance, la collectivité locale bénéficie d’un service de contestation dont les modalités et les délais sont prévus par le marché d’émission de carte d’achat. Schématiquement, après facturation, elle dispose de 15 jours pour contester le service fait et de 45 jours pour contester les calculs de liquidation.

Existe-t-il un guide d’utilisation de la carte d’achat ? Si oui, peut-on y accéder sur Internet ?
Un ouvrage sur « la carte d’achat dans les collectivités locales », coédité par le ministère de l’Economie, des finances et de l’industrie, va être prochainement publié. Par ailleurs, vous trouverez des informations utiles sur le site MINEFI COLLECTIVITES LOCALES dans la rubrique Gestion locale/ Modernisation des moyens de paiement.

Y a-t-il des collectivités locales entre 5 et 10.000 qui ont testé la carte achat ? Y a-t-il des organismes HLM ?
Non. Les collectivités expérimentatrices comptaient toutes plus de 10.000 habitants. Il n'y avait pas non plus d'organismes HLM.

Qui est responsable en cas de problème ou d’utilisation frauduleuse de la carte ?
En matière de carte d’achat, la responsabilité incombe à la collectivité qui peut ensuite se retourner contre vers le porteur. Le droit en matière de carte bancaire protège de l’utilisation frauduleuse. Si un tiers non identifié utilise la carte en votre nom, vous êtes protégés. Cela est surtout valable pour l’utilisation du numéro par correspondance. Toutefois, la responsabilité peut être engagée s’il y a négligence ou fraude interne. Cependant, si la collectivité constate seulement un problème de livraison, de prix, etc., il ne s’agit pas d’une fraude mais d’un cas de contestation prévu par le marché d’émission.

Un élu peut-il être porteur de la carte d’achat ou est-ce seulement réservé aux fonctionnaires de la collectivité ?
En principe, le porteur de la carte doit être placé sous l’autorité hiérarchique de la collectivité. La raison en est simple : le porteur n’a aucune obligation vis-à-vis de l’émetteur de la carte. Concrètement, en cas de problème, la banque ne se retournera pas contre le porteur mais contre la collectivité locale. Avant de mettre en place un programme de carte d’achat, la collectivité doit établir un règlement intérieur qui définit les règles d’utilisation des cartes d’achat. Bref, s’il y a une faute, c’est la collectivité locale qui sanctionne. Ceci passe par un pouvoir disciplinaire sur l’agent.

Est-ce qu’on peut confier une carte d’achat à un agent de catégorie C, ou est-ce réservé aux cadres de la collectivité ?
On peut confier une carte d'achat à tout agent d'une collectivité locale : A, B, C et agents contractuels. La véritable condition est que l'agent soit placé sous l'autorité hiérarchique de cette collectivité.