Les éditeurs de solutions informatiques de gestion financière disposent-ils aujourd'hui de toutes les informations de la part du ministère leur permettant de proposer aux collectivités une solution fiable ?
Oui, les documents fournis sont fiables et mis à disposition en ligne (ADAE.gouv.fr). En outre, les prestataires informatiques peuvent nous adresser toute question qu’ils jugent utile.

Le flux du PES aller transfère les données liées aux dépenses et recettes. Pouvons-nous envoyer en même temps les informations du marché si ID marché de l'écriture est renseigné ?
Il est recommandé d'envoyer en même temps les informations du marché.

Pour les collectivités qui ne seraient pas dans le cadre du PES (en particulier celles non informatisées), Hélios laisse-t-il la possibilité de saisie par le comptable des renseignements manquants (réf. de marché, n° de régie, d'emprunt, etc.) ?
Pour les collectivités ne rentrant pas dans le cadre du PES, la saisie des données peut être manuelle.

Tous les échanges entre trésorerie et collectivité pourront- ils passer par l’intermédiaire du PES ?
Oui, tous les échanges peuvent être effectués par le PES.

La dématérialisation à outrance ne génère-t-elle pas des problèmes d'accès aux informations et de navigation parmi ce flot d'informations ?
Aujourd'hui, la navigation dans des milliers ou dizaines de milliers de pages pour un poste comptable n'est pas aisée. La dématérialisation va permettre de simplifier l'accès aux documents et leur recherche, au travers d'outils d'exploitation simples permettant notamment le tri et/ou la recherche multicritères.
Par ailleurs, Hélios, dans une prochaine version prévue pour 2006, intègrera la prise en compte des pièces justificatives dématérialisées (PJ) et permettra donc d'avoir une vision transparente de l'accès à ces PJ depuis l'objet comptable concerné.

Le programme Hélios doit comporter un module de contrôle budgétaire "automatisé". Le contrôle budgétaire des collectivités locales est actuellement exercé par les préfectures qui ne disposent pas de cette application. Une circulaire faisant état d'une convention de partenariat entre préfecture et services de la trésorerie générale serait en cours de diffusion. Qu'en est-il ?
Le module budgétaire d'Hélios intègre effectivement l'instrumentation de la plupart des contrôles budgétaires effectués en préfecture. La circulaire évoquée (14 septembre 2004) précise les conditions dans lesquelles, à titre expérimental, le Trésor public apporte son concours à l'exercice de ce contrôle budgétaire.

Pour gérer les particularités de la M52 par nature, le protocole indigo prévoit la gestion des chapitres 010, 015, 016 en codifiant dans le champ "Opération" le code 1, 2, 3 =>. Hélios garde-t-il cette démarche ?
Effectivement, la démarche est identique avec Hélios.

Est-il possible d'avoir la liste complète des ordonnateurs concernés avec les dates de passage à Hélios ?
Non, nous ne possédons pas la liste des ordonnateurs.

Quelle sera la date de mise en œuvre effective d'Hélios dans les départements ?
Seuls les comptables ont eu connaissance d'un calendrier indicatif. Ils sont autorisés à communiquer à leurs ordonnateurs les périodes vraisemblables de leur entrée dans Hélios.

Concernant la transition des protocoles INDIGO (titre, mandat, etc.), les protocoles restent-ils inchangés ?
Oui, la continuité est assurée suivant avec les mêmes protocoles.

Comme beaucoup de gestionnaires chargés du suivi du contrat de plan, je déplore l'absence d'outil informatique de suivi Etat-région, à l'instar de ce qui existe pour les programmes européens avec le logiciel Presage. Savez-vous si le logiciel Hélios permettra de suivre ce type de programmes pour l'Etat comme pour les régions avec un minimum de fiabilité ? Si non, un outil de ce type est-il envisagé au MINEFI ?
Le suivi des contrats de plans Etat - Région relève plus d'une problématique d'échanges d'informations que d'outil.

Existe-t-il aujourd'hui un calendrier prévisionnel fixant les différentes phases de la dématérialisation des dossiers de mandatement et de leurs pièces justificatives ?
Quelques collectivités font déjà l'objet d'expérimentations de dématérialisation de la chaîne de la dépense.
Des expérimentations préfigurant le dispositif industrialisé seront lancées d'ici la fin 2005, incluant le passage au Protocole d'Echange Standard (PES) et des pièces justificatives dématérialisées. La généralisation de cette possibilité est prévue courant 2006 dans le cadre d'une nouvelle version d'Hélios.

Hélios doit ouvrir de nouvelles pistes à la dématérialisation. Que pouvez-vous nous dire sur le projet d'instituer un greffe électronique afin de faciliter les modes d'échange entre les acteurs publics (ordonnateurs, comptables, juges des comptes) ?
En ce qui concerne les infrastructures d'échange sécurisé à gestion de preuve, telle que Fast/CDC qui intervient déjà dans l'expérimentation de la dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité, nous lancerons début 2005 des expérimentations avec quelques collectivités sur l'utilisation de telles infrastructures pour la communication des flux comptables entre les collectivités locales et le Trésor public. Il ne s'agira que d'un type d'offre dans la gamme des solutions possibles en matière d'échange électronique, les collectivités décidant en tout état de cause de la prestation et de son niveau de sécurisation (voire notarisation).

Pourrons-nous enfin mettre en place une réelle stratégie de maîtrise de trésorerie en temps et en heure ?
Depuis de nombreuses années, il est possible, avec l'aide du comptable de la collectivité et l'utilisation judicieuse de lignes de trésorerie, de gérer très efficacement la trésorerie.
Beaucoup de collectivités, qui ont choisi de tendre vers une trésorerie zéro, y parviennent grâce aux indications fournies en temps et en heure par leur comptable.
Agathe (Application de Gestion Active de Trésorerie HElios) permet au comptable de transférer chaque jour aux ordonnateurs, à une heure convenue et de façon dématérialisée, toutes les informations nécessaires à la gestion de trésorerie. Agathe permet également de réaliser des plans de trésorerie à six jours.

A quoi sert la dématérialisation des mandats sans dématérialisation des pièces comptables afférentes obligatoires ?
Il est vrai que la dématérialisation des mandats sans dématérialisation des pièces justificatives (PJ) n'est pas idéale, mais la complexité de la dématérialisation conjointe des mandats et PJ nous conduit à privilégier la dématérialisation au préalable des PJ les plus répétitives.
Cependant, les mandats représentent aussi un flux de papier très important, leur dématérialisation est logiquement envisagée par les collectivités. Cela nécessite de maintenir un classement des PJ permettant de les retrouver en fonction de leur imputation budgétaire et de leur références comptables.
L'objectif est, à terme, de considérer que le mandat sera dématérialisé lors du passage au PES (au travers de l'existence de l'objet XML mandat) ; et le PES Hélios permettra une dématérialisation conjointe des mandats et des PJ avec la Version 2 d'Hélios.

Existera-t-il si nécessaire un lien direct entre le tuteur ou l'équipe Hélios et le service informatique de l'ordonnateur rencontrant des problèmes sur les protocoles informatiques ?
Oui, au début du cycle de déploiement, le service informatique de l'ordonnateur sera en liaison avec le tuteur et l'équipe Hélios. Par la suite, les départements informatiques du Trésor seront les correspondants de premier niveau.

La procédure actuelle exige, par exemple, la signature du mandat de paiement par l'ordonnateur. Hélios prévoit-il une procédure informatisée remplaçant la signature ? Si oui, ne va-t-elle pas aboutir à un appauvrissement du contrôle exercé par l'ordonnateur ?
Non, Hélios ne prévoit pas une procédure informatisée pour remplacer la signature du mandat de paiement par l'ordonnateur.

Quel est l'impact attendu sur le délai moyen de règlement ?
L'utilisation du logiciel Hélios doit, après une courte période de prise en main, avoir un impact positif sur le délai de paiement. En effet, la mise en place de nombreux contrôles automatisés, couplés à la généralisation du contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD), devrait permettre aux utilisateurs de se concentrer sur les dépenses à enjeu.
L'application permet un enregistrement global par bordereau des mandats à viser dans le cadre du CHD.

Quel est l'avenir d'Hélios ? Un plan d'évolution de ce logiciel existe-t-il déjà ?
Hélios est un logiciel versionné, chaque version (une prévue tous les six mois) amenant de nouvelles fonctionnalités. A ce jour, le plan de charge couvre les quatre premières versions majeures d'Hélios (celle du déploiement des postes pilotes et les trois suivantes).

Peut-on envisager que les éditeurs de logiciels comptables (côté ordonnateur) puissent un jour intégrer dans leur produit la présentation des comptes non budgétaires, afin d'avoir à disposition la totalité de la comptabilité "en partie double", comme dans la comptabilité privée ? Si oui, est-ce une porte ouverte menant à la remise en question de la séparation ordonnateur/comptable ?
Il n’est actuellement pas prévu d’intégrer les comptes non budgétaires au système informatique des ordonnateurs.

Ne pensez-vous pas que le dossier "Système d'échange des données du PES V1" devrait être enrichi de règles fonctionnelles détaillées comme Indigo, et commenter les contrôles informatiques réalisés par Hélios à réception d'un Flux XML ?
Ce point est actuellement à l’étude.

A propos des expériences de dématérialisation des flux entre ordonnateurs, comptables, tiers contractants de l'administration et chambres régionales des comptes, réalisées dans certaines localités de France, est-ce que la mise en œuvre d'Hélios s'accompagnera de nouvelles modalités de gestion et transmission de l'information ? Ceci pour savoir où en est l'idée, sortie en 2003, de création d'info centres (contenant les pièces comptables dématérialisées ainsi que les justificatifs) à la disposition de l'ensemble des acteurs de la comptabilité publique par région, département ou autre découpage administratif ?
Dans une nouvelle version prévue courant 2006, Hélios supportera la prise en compte des pièces justificatives (PJ) dématérialisées, selon deux modèles :
- le modèle de flux : la collectivité envoie la PJ dématérialisée avec le flux comptable PES ;
- le modèle de stock : la collectivité envoie la référence à la PJ dématérialisée avec le flux comptable PES et stocke la PJ dans une plate-forme sécurisée accessible au comptable en cours d'exercice (parfois appelée coffre-fort électronique).
Naturellement, la collectivité choisira librement entre les deux modèles ; il reste que l'existence de telles plates-formes est plus que probable.

Pourquoi avoir abandonné les réunions de présentation des travaux Hélios aux éditeurs de logiciel ?
L’actualité en la matière ne justifie pas une rencontre avec les éditeurs.

Qu'en est-il de la transmission des données via VPN ? Les informations nous seront-elles données par la trésorerie générale ?
Le système VPN est actuellement l’offre proposée par le Trésor Public. Cette offre pourra évoluer en fonction des possibilités offertes par les opérateurs. Le département informatique de proximité dispose des modalités d’information aux ordonnateurs et d’installation du VPN.

Comment réaliser des tests d'intégration du PES avant de le mettre en exploitation dans une collectivité ? Avons-nous la possibilité de réaliser des envois pour test ?
Les tests pourront être faits par la DGCP pour vérifier le bon fonctionnement de l’interface. Les premiers tests seront effectués par le programme Hélios. Par la suite, les départements informatiques seront les interlocuteurs privilégiés des ordonnateurs et des sociétés de service.

Certaines collectivités travaillent déjà sur la dématérialisation des factures (notamment scannage des factures fournisseur) pour accélérer le circuit de paiement (circuit électronique).
Y a-t-il un groupe de travail au ministère qui planche sur cette dématérialisation et les collectivités peuvent-elles être invitées ou recevoir des comptes rendus ?
Le dossier de la dématérialisation des factures relève plus de la direction générale des Impôts que de la direction générale de la Comptabilité publique. A ce sujet, je tiens à vous signaler que l'instruction fiscale de la DGI (Bulletin officiel des impôts n° 136 du 7 août 2003) est très complète sur le sujet. Elle définit deux principaux modes de dématérialisation : la facture EDI et la facture électronique.
De notre côté, nous ne conseillons pas la scannérisation pour des raisons évidentes de coûts pour la collectivité et de volumétrie. Il existe aujourd'hui des mesures qui peuvent permettre de l'éviter en complément des deux modes de dématérialisation de factures ci-dessus : l'auto-facturation d'une part et la communication par les principaux fournisseurs à l'ordonnateur de factures déjà dématérialisées d'autre part.
Nous suivons d'ores et déjà quelques expérimentations en ce domaine. Le Pôle dématérialisation de la DGCP est en mesure de vous apporter de plus amples informations sur un éventuel projet.

Pourra-t-on récupérer certaines données (compte de tiers) sous format Excel ?
Oui, il sera possible de récupérer certaines données sous format Excel.

Les ordonnateurs ont l'obligation d'informer le comptable, 24 heures à l'avance, des demandes de virements de plus d'un million, sous peine de frais supplémentaires. Est-il prévu un protocole pour supprimer ce délai de 24h ?
Non, la procédure ne change pas.

Est-il prévu avec Hélios un applicatif permettant le transfert de l'actif des collectivités tenu actuellement sur des fichiers Excel dans la plupart des collectivités ?
Non.

Est-il possible de consulter les titres de recettes impayés ? Si oui, sera-t-il possible de faire des requêtes regroupant tous les titres impayés d'un même débiteur ?
Il est effectivement possible de consulter les titres de recettes impayés et de faire des requêtes regroupant tous les titres impayés d'un même débiteur.

A part la consultation des comptes de tiers et de trésorerie, quels sont les autres apports d'Hélios ?
Il est difficile en quelques mots de définir les apports majeurs d'Hélios pour les collectivités locales. Dès lors que l'on ouvre l'application aux services ordonnateurs, la vision comptable, budgétaire ou patrimoniale est complète. Par ailleurs, l'application est conçue pour que l'intermédiation des services du Trésor public entre la collectivité et ses administrés et fournisseurs soit la plus fluide possible. Enfin, l'application anticipe chaque fois que faire se peut les difficultés potentielles afin que comptable et ordonnateur trouvent ensemble une solution adaptée à chaque cas: par exemple, le mode de gestion des crédits ouverts en dépense permet d'anticiper une éventuelle insuffisance de crédits avant d'avoir à prononcer pour ce motif une suspension de paiement.

Comment faire pour avoir des réponses aux questions fonctionnelles du PES en qualité d'éditeur de progiciel ?
Vous pouvez nous adresser vos questions en les envoyant par courriel à l'adresse suivante: rodolphe.wallaert@cp.finances.gouv.fr

Vous avez dit " des débits pouvant varier de 16 à 512 Kbps ". 512 Kbps est-il une limite ?
Non, il n’y a pas de limite.

Deux réponses différentes sont aujourd'hui apportées par l'ordonnateur (application spécifique) et le comptable (OPALE) pour le suivi des emprunts. Qu'en sera-t-il dans Hélios pour le suivi plus particulier des prêts d'honneur (divers) accordés par les collectivités qui sont déjà malencontreusement suivis sur un même compte de nomenclature ?
Les prêts accordés par les collectivités sont des immobilisations financières et font l’objet d’un suivi à l'actif. Chaque prêt est identifié au moyen d’un numéro d’inventaire.

Hélios aura-t-il besoin d'autres logiciels ou outils micro que ceux faisant l’objet des tests de Corinthe ?
Non, Hélios n’a pas besoin d'autres logiciels ou outils micro.

Notre comptable nous signale que l'interface "Aller" HMANDAT d'une longueur actuelle de 878 caractères va passer à 902 caractères. Pouvez-vous me communiquer plus de précisions ?
Le protocole HMANDAT a effectivement été enrichi et passe bien d’une longueur de 878 caractères à une longueur de 902 caractères. Cette actualisation porte sur le délai global de paiement. Les informations ajoutées sont : l’éligibilité au délai global de paiement, la date de début et de fin de ce délai, la durée du délai et le taux des intérêts moratoires.

Comptes de gestion : un seul exemplaire papier suffirait-il pour recueillir les signatures (en attendant que la signature électronique soit généralisée ) et les copies sur CD-ROM ?
A priori, un seul exemplaire "papier" du compte de gestion définitif suffirait pour la CRC ; mais il n'est pas obligatoire d'attendre la généralisation de la signature électronique pour dématérialiser le compte de gestion destiné à la CRC : il suffit que le CD-Rom en cause soit accompagné d'un bordereau comportant les signatures de l'ordonnateur, du comptable et du TPG. L'expérimentation sur la dématérialisation du compte de gestion sur chiffres, qui interviendra au printemps 2005, retient cette dernière hypothèse.

Quel est l'intérêt de rentrer les états de l'actif dans Hélios ? Y aura-t-il un lien direct avec l'actif sous Hélios en cas d'opération de cession à comptabiliser (exemple : pour une cession de terrain comptabilisée sur un compte 775, Hélios demandera-t-il le n° d'inventaire) ?
Hélios, au moyen de l’auxiliarisation des comptes d’immobilisation, permet d’assurer la cohérence de l’état de l’actif avec les données du bilan. Le comptable se trouve ainsi dispensé d’assurer un suivi distinct de l’actif. L’intégration de flux inventaire dans Hélios permettra de confronter l’actif à l’inventaire de l’ordonnateur et de gérer les biens de l’actif avec les identifiants de l’ordonnateur.

Les fichiers aller ou retour sont-ils contrôlés par un anti-virus ?
Les contrôles anti-virus sont appliqués en fonction des supports utilisés. Les disquettes sont systématiquement contrôlées par un anti-virus. En revanche, les envois par fil (ne comportant aucun exécutable) ne sont pas exhaustivement vérifiés.