Comment inciter les maires des petites collectivités à mettre en place la dématérialisation alors que cela peut engendrer un coût financier ?
Les gains sont d’autant plus importants que les volumes sont importants. Mais même pour les petites collectivités, les coûts sont peu élevés et le retour financier peut s’avérer non négligeable. En effet, il n’est pas nécessaire de changer le parc informatique pour faire de la dématérialisation. De plus, certains éditeurs incluent, dans le service après-vente, la possibilité de générer des données XML permettant de dématérialiser la paye.
Contrairement à certaines idées reçues, de nombreuses petites collectivités sont déjà engagées dans la voie de la dématérialisation. Pour prendre l’exemple de la Martinique, 29 des 34 communes qui ont dématérialisé la paye ont moins de 20.000 habitants.

Comment le comptable pourra-t-il effectuer le contrôle "sur pièces" qu'il réalise actuellement ?
La dématérialisation des pièces justificatives facilite le contrôle hiérarchisé grâce à l'utilisation du logiciel XéMéLios permettant de réaliser des recherches multicritères sur les états "papier" volumineux. Par ailleurs, Hélios comporte un module de contrôle hiérarchisé qui sera progressivement mis en place, et permettra au comptable de cibler plus facilement les mandats/titres à contrôler.

Avez-vous prévu un programme de formation pour les trésoriers ?
Les comptables et agents des trésoreries sont accompagnés dans la mise en œuvre de la dématérialisation. Des formations aux outils bureautiques générales existent au sein du ministère.
Par ailleurs, des modules de formation existent en fonction des contrôles concernés. Enfin, des formations annuelles sont diffusées dans le réseau dans le cadre des journées d'étude.

Quelles sont les procédures prévues pour le traitement des factures non dématérialisées reçues par l'ordonnateur (scanner, etc.) ?
La convention cadre nationale sur les factures et pièces d'exécution des marchés permet de dématérialiser les factures papiers (numérisation) uniquement dans le cadre du protocole d'échange standard version 2 (PES V2).

Quel est le nombre de conventions signées au niveau national concernant les pièces initiales et les pièces d'exécution de marchés publics ?
Près de 50 conventions ont été signées.

La collectivité a entrepris de diffuser les pièces de marchés sous forme électronique en procédant de la manière suivante :
- scanner les pièces de marché et production d'un fichier pdf "image" identique au document papier existant en toute fin de procédure, c'est-à-dire comportant toutes les signatures et dates du document final.
- mise à disposition des fichiers sur le réseau, y compris la trésorerie particulière de la collectivité car nous avons souhaité aller plus avant dans la démarche en y associant la chaîne comptable.
Difficultés rencontrées : la trésorerie nous a indiqué qu'elle était prête à signer une convention avec nous pour la transmission sous forme électronique des pièces de marché mais que cette transmission ne serait opérante que pour les contrats déposés sous forme électronique par les opérateurs économiques (parallélisme des formes) et que les marchés déposés sous forme papier devraient toujours être transmis sous forme papier. Cela fait perdre tout son intérêt à cette convention (dite mixte) car 95% des marchés ont une forme papier et cela n’a pas l’air de devoir changer dans l’immédiat. Nous constatons même une régression des dépôts électroniques en 2007 par rapport à 2006. Cette obligation est surprenante car, si le fichier pdf transmis n’a pas valeur d’original, les photocopies que nous utilisons actuellement n’en ont pas davantage.
Quelle solution proposez-vous, la position de la chaîne comptable ne pourrait-elle pas être assouplie sur la production de ces fichiers image ? Quel est l’avenir des conventions si elles ne peuvent porter que sur les documents signés électroniquement par les entreprises ?
En effet, la convention nationale arrêtée avec les associations d'élus et la Cour des comptes prévoit que l'acte d'engagement d'une offre "papier" continue à être transmis sous forme "papier". Néanmoins, vous pouvez systématiquement transmettre les pièces annexes (notamment CCAP/CCTP) sous forme dématérialisée que l'offre soit "papier" ou "électronique". Ainsi, les pièces les plus volumineuses seront bien dématérialisées.

Quand pensez-vous homologuer les premiers tiers de télétransmission, conformément à l'arrêté du 27 juin 2007 ?
L'homologation des tiers de transmission sera engagée officiellement à compter de janvier 2008.

Trois de nos clients doivent débuter les tests PES avec leur trésorerie début 2008. Quelles sont les démarches à suivre pour les éditeurs et leurs clients ?
Les collectivités retenues pour 2008 seront rapidement informées par le pôle dématérialisation et les outils correspondants seront présentés à ce moment.

Comme pour les plates-formes de dématérialisation des marchés publics, il existe autant de comportements que de prestataires "tiers de confiance". La promotion d'un modèle stock ne résoudrait-elle pas cette difficulté ?
La direction générale de la Comptabilité publique (DGCP) s'est engagée à supporter le modèle de flux et le modèle de stock en matière de transmission de pièces justificatives dématérialisées. Nous expérimentons actuellement le seul modèle de flux avec le PES V2. Néanmoins, des expérimentations du modèle de stock sont prévues courant 2008, en lien avec les travaux de la DGME.

A quelle date, la consultation directe de la trésorerie sera-t-elle effectivement mise en place ? A ce jour, il est impossible d'avoir un suivi de l'état et je travaille "à vue".
Pour les collectivités dépendant d'un poste ayant migré sous Hélios, la consultation est d'ores et déjà disponible avec la mise en place du logiciel VPN (Virtual private network ou réseau privé virtuel) "client". La demande d'accès doit être adressée à votre comptable. L'offre "portail du Trésor" facilitera cet accès progressivement à compter du premier trimestre 2008.

La Caisse des dépôts propose une solution d'attente FAST qui permet une dématérialisation entre ordonnateur et comptable. Est-ce, pour vous, le moment opportun pour s'équiper de cette solution ?
L'arrêté du 27 juin 2007 relatif à la dématérialisation prévoit deux modalités de transmission des données PES : le tiers de transmission homologué ou la passerelle sécurisée proposée par la DGCP.

Le nombre de payes du conseil général des Bouches-du-Rhône se chiffre à plus de 5.000. L'exportation des bulletins de salaire se fait sur 13 pages. Est-il possible d'augmenter le nombre de lignes et par conséquent de diminuer le nombre de pages ?
Nous vous confirmons que la taille des pages est paramétrable dans XéMéLios. Nous vous invitons à consulter la documentation "utilisateur" ou à vous rapprocher du correspondant dématérialisation de la trésorerie générale.

Quelle est la cible de la solution FAST de la CDC ? Les petites collectivités ou l’ensemble de la sphère des ordonnateurs ?
La passerelle est une des solutions proposées pour l'envoi des données. Toute collectivité qui souhaite l'utiliser pourra le faire.

Quel(s) type(s) de format(s) sera(ont) retenu(s) ? Un format unique en .pdf ?
Les formats retenus sont précisés dans chaque convention de dématérialisation, en fonction du type de pièces. Les conventions nationales sont accessibles sur le site BERCY COLLOC.

D'après une source, il y aurait 200 trésoreries équipées d'Hélios en 2008. Pouvez-vous nous le confirmer ? Y a-t-il une liste de ces 200 trésoreries ?
Le 1.000éme poste comptable est passé sous Hélios en juin 2007.

Quel est le mode de transmission sécurisée que vous allez mettre en place ? Devra-t-on passer par le VPN ?
L'arrêté "dématérialisation" du 27 juin 2007 prévoit de converger vers deux modes de transmission au choix de l'ordonnateur pour le PES V2 :
- le tiers de télétransmission homologué ;
- la passerelle de transmission à Hélios.
Le VPN "client" a vocation à être remplacé par un portail sécurisé (SSL) en lien avec la passerelle de transmission.

Est-il possible d'envisager que les différents projets de dématérialisation soient imposés et non laissés au choix des organismes ? Une obligation réglementaire imposerait aux prestataires informatiques de développer ces interfaces dans le cadre de la maintenance et non en prestations spécifiques générant un surcoût important.
La dématérialisation dans le secteur public local repose sur un partenariat entre les différents acteurs de la chaîne comptable et financière. Les travaux menés n'ont pas pour objectif d'imposer réglementairement des solutions mais d'inciter à dématérialiser les échanges.

Où en sont les tests relatifs à la dématérialisation des bordereaux de quittancement (pour les OPAC) entre les sites pilotes et la société SYLOGIS ?
Les sites "pilotes" sont encore en cours de test. Etant donné l'avancement favorable, nous prévoyons d'ouvrir cette possibilité à d'autres offices en 2008.

Est-ce que la passerelle sécurisée proposée par la DGCP, dont vous parlez, est opérationnelle ? Et si oui, où peut-on trouver l'information ?
La passerelle sera progressivement ouverte en 2008, après avoir testé la solution avec un site pilote. Les outils d'information seront diffusés après cette période de test.

Le retard annoncé dans le déploiement de Chorus (Etat) aura-t-il un impact sur Hélios (ordonnateurs) ? Les éventuels retards d'Hélios ont-ils un impact sur le PES ? Quelles sont les prochaines échéances ?
Chorus et Hélios sont deux programmes différents avec des équipes différentes. Les travaux du secteur Etat n'impactent donc pas ceux des collectivités et établissements publics locaux (CEPL). Le développement du PES se fait en étroite relation avec Hélios. La prochaine échéance consiste à déployer le PES dans une à deux collectivités par département en 2008.

Pouvez-vous être plus explicite sur les notions de VPN "client" et de portail sécurisé (SSL) ?
Actuellement, l'offre disponible pour accéder à l'Extranet Hélios et à la transmission de flux à Hélios est fondée sur le logiciel dit VPN "client". Ce logiciel doit être installé sur chaque poste de la collectivité concernée par cette consultation. Le déploiement est donc relativement complexe. La nouvelle offre "portail" à venir permettra un accès aux services Hélios par simple délivrance d'un certificat installé dans le navigateur Web. Le déploiement et l'accès en seront donc grandement facilités.

Pour quand la disparition d'INDIGO est-elle programmée ?
Le passage au PES se fait sur la base du volontariat des collectivités. Il sera donc progressif. Il n'y a pas de date butoir à la disparition du protocole INDIGO.

Notre comptable nous informe, pour notre commune, de la mise en place de la dématérialisation pour la comptabilité au 1er avril 2008. Bénéficierons-nous d'une période de test ? Comment les pièces justificatives vont-elles être traitées, notamment celles correspondant aux marchés publics ? Les supports "papiers" devront-ils toujours exister ?
S'il s'agit de la dématérialisation des mandats/titres/bordereaux avec le PES V2, la liste des collectivités concernées n'a pas encore été officiellement publiée. Il convient donc de rester prudent sur des engagements de date. Le passage au protocole PES V2 à valeur probante nécessite une période de validation de trois à six mois. Certaines pièces justificatives "papier" subsisteront néanmoins, la dématérialisation étant une démarche progressive fondée sur le volontariat de l'ordonnateur.

Est-il possible d'avoir accès à la liste des deux collectivités par département retenues pour l'expérimentation ?
La liste est en cours de définition. Les collectivités retenues seront informées individuellement.

Les retours OCRE seront-ils obsolètes dès le passage au PES ? Y aura-t-il une procédure spéciale pour les P503 ?
Le PES n'ayant pas de caractère obligatoire, les retours OCRE ne seront pas obsolètes, tant que les anciens protocoles resteront supportés. Néanmoins, les retours PES ont vocation à être mis en œuvre dans le cadre de la dématérialisation des mandats/titres. Ils permettent la dématérialisation des P503.

Bravo pour l'offre portail. N'est-il pas envisageable d'aller (un peu...) plus loin avec les travaux de la DGME sur la fédération d'identité et les cercles de confiance ?
Ce n'est pas prévu à ce stade.

Lors d'une récente réunion d'information sur la mise en service d'Hélios, et suite à notre question, il a été impossible de nous informer sur le délai nécessaire pour la dématérialisation des mandats et titres. Même dans une petite commune rurale, la dématérialisation est impatiemment attendue. Pouvez-vous nous donner de plus amples renseignements ?
L'unique solution de dématérialisation des bordereaux titres et mandats retenue par les partenaires de la structure nationale partenariale, à laquelle participent les représentants des élus, est l'utilisation du PES V2. Il faut donc que le poste comptable soit sous Hélios. Il n'y a pas de contrainte sur la taille de la commune. Le déploiement du PES en 2008 concernera également des collectivités plus petites.

La nouvelle offre portail dont vous parlez, permettant un accès aux services d'Hélios, se fera par le biais d'un certificat installé dans le navigateur Web. Faudra-t-il acquérir un autre certificat que celui déjà utilisé dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics ou pensez-vous qu'un certificat pourra, en résumé, tout faire ?
Un certificat d'authentification sera délivré par la DGCP dans le cadre de l'accès au portail sécurisé du Trésor. En revanche, la signature du bordereau dématérialisé avec le PES V2, nécessite l'acquisition d'un certificat référencé. La liste est accessible à l'adresse suivante : http://www.telecom.gouv.fr/....../categories-familles-certificats-references-pris-v-1-506.html

Est-il prévu que le PES V2 prenne en charge les fichiers "Règlement Magnétique Hopayra" (RMH) ?
A ce stade, le PES ne prend pas en charge les fichiers RMH. Le PES permet néanmoins de réaliser des virements avec Hélios.

Comment une collectivité peut-elle se porter candidate ?
Elle doit se rapprocher de son comptable et/ou du correspondant "dématérialisation" de la trésorerie générale.

Pensez-vous que le contrôle sur pièces sera aussi "sérieux" qu'auparavant ? N'allons-nous pas droit à une transformation des compétences des comptables du Trésor ?
Les contrôles sur pièces sont aussi sérieux et même beaucoup plus fins dans la mesure où l'on dispose, en plus des pièces avec une même valeur probante, d'outils de tris et de requêtage. Dans le cadre d'un contrôle de type contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) ou a posteriori, la dématérialisation permet de mieux cibler les pièces à contrôler.

L'avis des sommes à payer, seul document "papier" restant, sera-t-il normalisé ?
A ce stade, l'avis des sommes à payer adressé au débiteur restera "papier". Les autres exemplaires adressés au comptable sont en revanche dématérialisés avec le PES V2.

La signature du bordereau dématérialisé avec le PES V2 nécessite l'acquisition d'un certificat référencé. Certificat logiciel ou sur support matériel ? Classe 2 ? Classe 3 ?
Vous trouverez les catégories (familles) de certificats référencés PRIS V1 à l’adresse suivante :
http://www.telecom.gouv.fr/....../categories-familles-certificats-references-pris-v-1-506.html
Des certificats de niveau 2 sont requis.

Quelles sont les collectivités territoriales importantes (grandes communes et départements) qui ont mis en place la dématérialisation pour les loyers-dépenses sachant que ces derniers peuvent être mensuels, trimestriels ou annuels et varier en fonction de nombreux indices différents (INSEE, IRL) ?
A ce stade, seuls deux offices de l'habitat "pilotes" dématérialisent le quittancement. Néanmoins, cette offre pourrait être ouverte à certaines collectivités qui en feraient la demande, sous réserve de respecter les modalités retenues au niveau national.

Est-il préférable de s'orienter vers une dématérialisation Pdf ou XML des pièces justificatives ?
Le format "données" (XML notamment) est privilégié par les partenaires nationaux. Toutefois, les conventions nationales prévoient la possibilité de dématérialiser certaines pièces selon un format "document" (rtf, pdf, etc.). Nous vous invitons à consulter les conventions nationales sur le site BERCY COLLOC.

Y aura-t-il des formations organisées pour la mise en place de cette solution côté ordonnateur ?
Nous sommes actuellement en contact avec le CNFPT pour la mise en place de formations concernant la dématérialisation, tant sur les aspects techniques, organisationnels que "métier".

Quels sont les éditeurs avec lesquels vous échangez ?
Tous les éditeurs qui souhaitent s'investir dans les démarches de dématérialisation dans les CEPL.

Est-il indispensable que le poste comptable ait migré sous Hélios pour que l'ordonnateur dématérialise les titres et dépenses ?
En effet, l'offre de dématérialisation des titres retenue par les partenaires nationaux est fondée sur le nouveau protocole PES V2. Les anciennes applications du Trésor ne savent pas lire ce protocole enrichi. Il est donc nécessaire que votre poste comptable ait migré sous Hélios.

Notre commune de 2.300 habitants expérimente, par mon intermédiaire, la dématérialisation des actes administratifs (délibérations, arrêtés) avec la préfecture des Vosges. Nous avons donc choisi un site "efast" pour ne pas le nommer. Or, quand la dématérialisation des opérations comptables va être mise en place, il y aura un autre site. Ne serait-il pas possible d'harmoniser les différents sites ?
L'arrêté "dématérialisation" prévoit l'utilisation de tiers de transmission homologués ou de la passerelle pour la transmission du PES V2. Les tiers de transmission seront homologués pour le Trésor à partir de 2008. Actuellement, vous pouvez transmettre au comptable les pièces justificatives dématérialisées (y compris les délibérations et arrêtés) via votre prestataire actuel.

Comment faire valider un flux PES V2 (pour test demandé par une collectivité) avec une trésorerie ne traitant que des flux INDIGO ?
La validation des flux PES V2 doit être initiée par la demande d'une collectivité dont le poste comptable a migré sous Hélios. Cette validation comporte deux étapes : une étape "progiciel" et une étape "collectivité". Il convient donc de vous rapprocher de vos clients pour initier la démarche.

Pour les collectivités territoriales importantes (grandes communes et départements), la dématérialisation s'avère-t-elle un outil efficace ?
Des collectivités importantes ont déjà évalué les gains à court terme du simple fait de la dématérialisation. Néanmoins, l'efficacité de la dématérialisation est aussi dépendante de l'organisation mise en œuvre au sein de la collectivité.

Quelles sont les plates-formes de dématérialisation des marchés publics qui sont labellisées à ce jour ?
Ce sujet ne relève pas directement de la DGCP. A ce jour, il n'existe pas d'homologation des plates-formes de dématérialisation des marchés par l'Etat. Certains organismes ont initié une labellisation au regard de cette absence.

Concernant la dématérialisation de la paye, celle-ci se résume à la dématérialisation des bulletins de paye. Quid des autres états justificatifs de la paye comme, par exemple, les heures supplémentaires ?
Les heures supplémentaires sont intégrées dans la liquidation de la paye et donc figurent bien dans les fichiers dématérialisés transmis aux comptables. Ceux-ci intègrent les feuilles de paye mais aussi les éléments de liquidation.

Est-ce que des collectivités de moins de 500 habitants feront partie des sites pilotes prévus en 2008 dans les départements ?
Oui, des collectivités de moins de 500 habitants feront partie des sites pilotes.

Les trésoreries, les préfectures et les chambres régionales des comptes (CRC) sont-elles habilitées à recevoir, de la part des ordonnateurs, des documents budgétaires dématérialisés exclusivement ?
La dématérialisation des documents budgétaires est un dossier important, qui se concrétisera au premier semestre 2008 avec une dizaine de communes "pilotes". L'objectif est d'arrêter un format unique de documents budgétaires XML partagés par l'ensemble des acteurs : collectivité, préfecture, comptable, CRC. L'offre devrait être étendue progressivement en 2009.

Toutes ces modifications n'ont-elles pas pour objectif de faire abaisser les délais de paiement de 45 à 30 jours pour les collectivités ?
La dématérialisation a pour objectif de moderniser les échanges entre les acteurs. Une des conséquences intéressante peut être la réduction des délais de paiement.

Envisagez-vous la possibilité de l'auto-facturation pour certaines collectivités et certains fournisseurs ?
L'auto-facturation est prévue dans la convention nationale. Il s'agit d'un choix offert aux collectivités qui peuvent le mettre en œuvre.

Sur quels critères les collectivités pilotes seront-elles choisies pour 2008 ?
Les collectivités sont choisies sur proposition des trésoreries générales, au regard d'un ensemble de critères : la date de déploiement Hélios, leur motivation, les travaux déjà effectués en matière de dématérialisation, l'état d'avancement de leur prestataire en matière de support du protocole PES V2, etc.

La dématérialisation devra s'accompagner de la signature électronique de nos élus pour que cela soit efficace. Qu'en est-il, à ce jour, de la validité de ce genre de signature ?
Les signatures électroniques ont la même valeur que la signature papier à condition qu'elle respecte les conditions fixées par la PRIS à savoir l'utilisation d'un certificat référencé niveau de sécurité 2 ou 3.

Quelle méthode est-elle préconisée pour le traitement des factures par l'ordonnateur : scanner ou factures dématérialisées par les fournisseurs ?
La convention nationale de dématérialisation des factures du 27 juin 2007 préconise la dématérialisation fiscale : dans ce cas, la facture électronique remplace la facture "papier". Néanmoins, la convention nationale ouvre la possibilité de recevoir des factures "scannées", lorsque les mandats sont dématérialisés avec le PES V2. Dans ce cas, la facture "papier" doit être conservée par l'ordonnateur, au regard de ses obligations d'archivage.

Dispose-t-on d'un calendrier et d'une date butoir pour se prononcer sur cette procédure de dématérialisation, et ce, pour les salaires, les comptabilités, les budgets ? Serait-il possible de savoir si une collectivité est "pilote" et si des tests sont pratiqués avec les "logiciels" MAX ?
Il appartient à chaque collectivité de définir son planning de dématérialisation par étapes au regard de ses priorités. Il est conseillé de démarrer par des actions sur les pièces justificatives les plus volumineuses, avant la dématérialisation des mandats/titres/bordereaux.

Pour les communes plus ou moins grandes, cela nécessite quand même une grande réactivité de la part des élus. La signature électronique est encore loin de faire l'unanimité (la signature manuscrite est très appréciée). Avez-vous des retours positifs de l'Association des maires de France ou d'autres organismes ?
Les collectivités mettant en œuvre la signature électronique, et avec lesquelles nous sommes en contact, n'ont pas relevé de difficultés techniques particulières. Cependant, il apparaît nécessaire de mettre à plat toute la procédure de signature et surtout de délégation de signature.

Concrètement, une facture arrivant en mairie sous forme papier peut-elle être scannée au format pdf et être acceptée comme telle par le trésorier ? Dans l'affirmative, peut-on envisager un partage d'accès au serveur de stockage utilisé par la collectivité ?
Oui, dès lors que le poste comptable est sous Hélios et que les bordereaux et mandats sont transmis via le PES V2 (bordereaux signés électroniquement).

Pourriez-vous indiquer à quelle date les collectivités pilotes pour 2008 seront informées de leur sélection ?
Chaque trésorerie générale sera informée d'ici la fin de l'année de la première collectivité retenue pour son département. Les candidats sélectionnés en seront avertis.

Peut-on considérer que la facture par fax soit valable ?
Non, le fax n'est pas considéré comme de la dématérialisation. Par ailleurs, le fax consiste en une édition papier.

Si la collectivité n'est pas retenue pour être un site pilote, que peut-elle quand même faire pour commencer la dématérialisation ?
De nombreuses actions de dématérialisation peuvent être mises en œuvre en dehors des sites "pilotes" et des expérimentations : états de paye, arrêtés et délibérations, pièces de passation de marché, factures, états d'aide sociale, etc. Nous vous invitons à consulter les conventions nationales sur le site BERCY COLLOC, pour plus de précisions. Vous pouvez aussi vous rapprocher de votre comptable pour échanger sur la mise en œuvre de ces projets.

Peut-on dématérialiser les bordereaux, les mandats et les titres et conserver les pièces justificatives sous forme papier ?
Les pièces justificatives "papier" seront progressivement dématérialisées ; dès lors, il subsistera bien durant une période transitoire des pièces "papier" malgré la dématérialisation des mandats/titres.

Une convention de dématérialisation de la paye peut-elle être mise en œuvre en cours d'année ou bien y a-t-il des raisons qui s'y opposent ?
Nous vous confirmons que les projets de dématérialisation peuvent parfaitement être mis en œuvre en cours d'année.

Le cédérom récapitulatif de fin d'année à transmettre à la CRC doit-il être confectionné par l'ordonnateur ou par le comptable ?
Le cédérom peut être confectionné par l'ordonnateur ou par le comptable. Les partenaires locaux choisissent l'une des deux solutions.

L'ensemble des trésoreries sont-elles déjà prêtes pour la dématérialisation ?
L'ensemble des trésoreries sont prêtes pour la dématérialisation des pièces justificatives. En revanche, la dématérialisation des titres/mandats/bordereaux en XML nécessite que la trésorerie ait migré sous Hélios.